Охрана труда для офисных работников

Офисную работу считают одной из самых безопасных по сравнению с иными направлениями – например, работой на производстве или в строительстве. Однако сотрудники, которые проводят большую часть своего рабочего времени за компьютером, тоже подвергаются влиянию опасных факторов. Поэтому в соответствии со статьей 212 действующего Трудового кодекса РФ работодатель обязан позаботиться об охране труда офисных работников и офисной безопасности. Недостаточное внимание к комфортным условиям в офисе и охране труда не только снижает производительность труда персонала, но и может обусловить применение серьезных санкций к компании, которая не соблюдает требования трудового законодательства.

Система управления охраной труда на рабочем месте в офисе

Правовое регулирование охраны труда офисных работников и обязанностей организации в этой сфере, как и в других областях деятельности, осуществляется ТК РФ. Анализ этого нормативного документа указывает на то, что их можно разделить на следующие укрупненные группы:

• обеспечение благоприятного микроклимата в помещении;
• устройство рабочего помещения;
• организация сочетания графиков труда и отдыха сотрудников в соответствии с требованиями законодательства;
• разработка локальной нормативной базы по ОТ, включая составление инструкций по ОТ;
• организация инструктажей и обучения по вопросам безопасности труда;
• своевременная организация спецоценки условий труда (СОУТ);
• дополнительные мероприятия по охране труда в офисе.

Вопросы осуществления мер по каждому отдельному направлению организации охраны труда в офисе регулируются дополнительными правовыми актами и руководящими документами. Проанализируем каждое из перечисленных направлений более предметно.

Микроклимат в офисе

Основные требования к параметрам микроклимата и охране труда в офисных помещениях определены Санитарными нормами и правилами СанПиН 2.2.4.3359-16, утвержденными постановлением Главного санврача РФ от 21 июня 2016 года N 81. Они указывают, что микроклимат в офисном помещении должен характеризоваться нижеследующими параметрами:

• уровень влажности – ограничен пределами 40-60%;
• скорость движения воздуха – ограничен пределами 0,1-0,3 м/с. Это значит, что рабочие места сотрудников не должны, например, располагаться прямо под потоком воздуха из кондиционера;
• уровень шума внутри помещения – не более 80 дБА;
• уровень освещенности офиса общего назначения, в котором используются компьютеры – не менее 300 Лк. Помещение большой площади со свободной планировкой, например, опенспейс, должен иметь освещенность не ниже 400 Лк. Если в помещении выполняются чертежные работы, минимальный уровень освещенности увеличивается до 500 Лк. Требования к параметрам освещения внутри офиса определены дополнительным документом – национальным стандартом РФ ГОСТ Р 55710-2013;
• температура внутри офиса в холодный сезон года, когда среднесуточная температура на улице составляет не более 10 градусов Цельсия, должна быть ограничена пределами от 22 до 24 градусов;
• температура внутри офиса в теплый сезон года, когда среднесуточная уличная температура превышает 10 градусов, должна составлять от 23 до 25 градусов.

Разрешается привлекать сотрудников к работе и тогда, когда температура в офисе выходит за пределы приведенных оптимальных значений. Однако при таких обстоятельствах работодатель должен сократить продолжительность рабочей смены – она сокращается тем больше, чем дальше температурные значения отклоняются от нормы. Например, если температура внутри помещения составляет 13 градусов или 32,5 градуса, сотрудник может работать в таких условиях только один час.

Устройство рабочего помещения

Требования к организации расстановки мебели, необходимой для работы, офисной техники и других предметов внутри рабочего помещения, установлены СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03, которые утверждены Главным санврачом в постановлении от 13 июня 2003 года N 118. Обязательные к соблюдению критерии организации офисного пространства включают следующие пункты:

• площадь помещения, приходящаяся на одно рабочее место, где установлен современный компьютер с плоским монитором, должна составлять не меньше 4,5 квадратных метров. Если работник использует мониторы предыдущего поколения, оборудованные кинескопом, минимально допустимая площадь для его рабочего места должна составлять не менее 6 квадратных метров;
• рабочие места, требующие творческой концентрации или высокого умственного напряжения, должны быть изолированы перегородками высотой 1,5-2 метра;
• расстояние от глаз пользователя до экрана должно составлять 60-70 см;
• высота рабочей поверхности может регулироваться в пределах 68-80 см. Если рабочий стол не имеет опции регулировки, его поверхность нужно установить на высоте 72,5 см;
• размеры пространства для ног под столом должны иметь следующие характеристики: высота – 60 см или более, ширина – 50 см или более, глубина на уровне коленей – 45 см или более;
• установку копировально-множительной техники внутри помещения следует выполнять с соблюдением расстояния в 60 см за устройством и 100 см – перед ним.

Кроме этого, здание, где предусмотрены офисные помещения, должно иметь отдельное место для еды, характеристики которого определяются количеством работников. Так, если на предприятии трудятся менее 10 работников, для них потребуется отдельное помещение площадью не меньше 6 квадратных метров, оборудованное обеденным столом. При количестве работников до 30 человек площадь такого помещения увеличивается до 12 квадратных метров. Офис, в котором работают более 30 человек, должен иметь собственную столовую.

Организация режимов труда и отдыха работников

Как и другие категории сотрудников, офисные работники имеют право на предоставление им перерыва на обед, продолжительность которого регламентирована положениями статьи 108 ТК РФ. Согласно интересующей нас статье его длительность может составлять от 30 минут до 2 часов, причем этот перерыв не включается в состав рабочего времени. Конкретная длительность перерыва и время его предоставления определяются правилами трудового распорядка внутри компании либо соглашением между работниками и работодателем.

Однако помимо этого для сотрудников, трудовые обязанности которых предполагают постоянную работу за компьютером, предусмотрены и дополнительные перерывы. Правила их предоставления установлены СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03. Общая продолжительность перерывов в работе за монитором определяется в зависимости от вида деятельности и пользовательской активности, которая рассчитывается на основании количества обрабатываемых знаков за минуту. На основании этих критериев регламентированная продолжительность отдыха от такой работы при условии 8-часовой смены должна составлять от 50 до 90 минут. Во время такого отдыха СанПиН рекомендует выполнять физические упражнения, описанные приложениями 9-11.

Разработка локальной нормативной базы по ОТ

Приведенные требования к организации труда зафиксированы действующими нормативными документами, поэтому для их исполнения работодателю нужно только соблюсти действующие нормативы. Однако вместе с тем действующее законодательство предоставляет организациям серьезную степень свободы при создании комфортных условий для своих сотрудников, поскольку конкретные оптимальные характеристики рабочего графика, рабочего места и других параметров трудового процесса в значительной степени определяются особенностями самой компании.

Организация вправе самостоятельно определить эти параметры – конечно, с учетом требований, зафиксированных Трудовым кодексом и других нормативными документами. В целях закрепления таких условий и обеспечения информирования персонала они должны быть упомянуты в необходимых документах для охраны труда для офисных работников. Работодателю, который задумывается о том, с чего начать охрану труда в офисе, можно предложить придерживаться следующей схемы при разработке комплекса правовой документации компании:

• разработка положения, регламентирующего вопросы безопасности труда. Этот документ должен содержать комплексное описание мер и активностей, которые предусматриваются работодателем для безопасности сотрудников. Согласно статье 372 ТК РФ в случае, если на предприятии работает профсоюзная организация, текст положения должен быть согласован с ее представителями. После завершения процедуры согласования положение утверждается приказом руководителя предприятия;
• издание приказа о назначении ответственного за охрану труда. Согласно статье 217 ТК РФ отдельная должность специалиста по охране труда в офисе или даже служба по ОТ обязательна только для крупных предприятий, где количество сотрудников превышает 50 человек. Поэтому для небольших офисных организаций этот вопрос остается на усмотрение работодателя. На таких предприятиях он часто решается возложением обязанностей по ОТ на сотрудника смежной специальности – например, руководителя кадровой службы. Он может выполнять такие обязанности на основании совмещения или совместительства;
• разработка инструкций по ОТ. Такие документы нужно разрабатывать отдельно для каждой категории работников с учетом характера их должностных обязанностей, типов техники, применяемой при работе, и иных факторов. Также организации следует разработать или купить журналы выполненных инструктажей по ОТ, в которых будет фиксироваться проведение обучающих мероприятий с применением этих инструкций.

Это базовый комплект документов по вопросам сфере охраны труда за компьютером в офисе, который нужно иметь любой организации. При этом, конечно, со всеми работниками подписывается трудовой договор, где также фиксируются права и обязанности обеих сторон в этой области.

Инструкция по охране труда для работников офиса

Под словосочетанием «офисные работники» в сложившейся практике обычно подразумевают разные категории специалистов, которые работают за компьютером или применяют офисную технику. Однако на деле специфика их работы может сильно отличаться. Поэтому составлению инструкций по ОТ при таких обстоятельствах нужно уделить серьезное внимание. Поручить эту работу лучше всего непосредственному руководителю, поскольку он знаком с основными обязанностями офисных сотрудников по охране труда и опасными факторами, которые могут воздействовать на них в процессе работы. Базовая структура инструкции обычно включает следующие разделы.

Общие требования ОТ. Раздел содержит следующие сведения:

• список категорий работников, на которых распространяется действие этой инструкции;
• требования к опыту, образованию и квалификации персонала;
• список вредных факторов, которые могут влиять на работников;
• рабочие навыки и знания, которыми обязаны обладать специалисты;
• данные об организации рабочего графика;
• порядок использования защитных средств;
• ответственность сотрудника за невыполнение актуальных требований.

Требования перед началом работы. Этот раздел описывает алгоритм действий, которые работник обязан выполнять каждый раз, прежде чем приступить к своим трудовым обязанностям. Он включает:

подготовку рабочего места;

визуальный контроль оборудования на предмет поломок;

проверку наличия требуемых материалов и устройств;

настройку освещения и других инженерных систем, обеспечивающих оптимальные параметры микроклимата внутри помещения;

порядок действий при обнаружении неисправностей применяемого оборудования.

Требования ОТ в ходе работы. Этот раздел описывает обязанности сотрудника по охране труда, которые он обязан выполнять в соответствии с инструкцией, а также запреты, нарушение которых может спровоцировать причинение вреда здоровью самого работника или его коллег. Состав этого блока включает следующие пункты:

• требования к организации рабочего места и прилегающих площадей;
• порядок выполнения контроля исправности оборудования в ходе его работы и принятия мер по профилактике возникновения поломок и проблем;
• правила по охране труда в офисе при работе с офисной техникой;
• правила использования регламентированных перерывов в работе за компьютером;
• запреты на определенные действия с офисной техникой, которые могут стать причиной повреждения оборудования или причинения вреда здоровью пользователя;
• запреты на работу в неблагоприятных условиях микроклимата, которые могут спровоцировать ухудшение здоровья работника;
• требования техники безопасности и охраны труда в офисе при выполнении обязанностей работника.

Требования ОТ при возникновении экстренных ситуаций. В инструкции по ОТ для офисного работника должны быть освещены все требования к действиям при обнаружении аварии или другой экстренной ситуации, включая:

• правило о немедленном прекращении работы;
• порядок информирования ответственных сотрудников об обстоятельствах, причинах и последствиях происшествия;
• порядок отключения или обезвреживания оборудования, демонстрирующего признаки поломки;
• алгоритм оценки ситуации и перспектив возобновления работы;
• правила оказания первой помощи работникам, пострадавшим или получившим травмы в результате возникшей ситуации;
• требования к действиям работника в ходе расследования причин происшествия.

Требования ОТ после окончания работы.

После завершения трудовой смены работник обязан выполнить действия, прописанные в следующих блоках инструкции по ОТ:

• правила отключения оборудования или перевода его в режим бездействия, если это предусмотрено инструкцией;
• правила приведения в порядок рабочего места;
• порядок анализа проблем и поломок, обнаруженных в ходе трудового процесса, и доведения этих сведений до своего непосредственного руководителя.

Инструктаж по охране труда для офисных работников

Обучение по охране труда офисных сотрудников проводится в форме инструктажа. Правила выполнения инструктажа по ОТ для всех категорий работников утверждены совместным постановлением Минобра и Минтруда от 13 января 2003 года N 1/29. Этот нормативный документ предусматривает организацию пяти основных типов инструктажей, однако для офисных сотрудников порядок их проведения имеет отдельные особенности:

• вводный инструктаж по охране труда в офисе, в рамках которого работники получают общую информацию о требованиях безопасности труда на предприятии, проводится для всех сотрудников в обязательном порядке. Он организуется сразу же после приема специалиста на работу и проводится уполномоченным сотрудником, кандидатура которого утверждается приказом работодателя;
• первичный инструктаж, который организуется в условиях конкретного рабочего места до допуска к самостоятельной работе, для офисных сотрудников может не проводиться. Список работников, которые освобождаются от прохождения первичного инструктажа, определяется отдельным приказом;
• повторный инструктаж, который обычно проводится для работников по истечении шести месяцев с момента устройства в организацию для актуализации их навыков и знаний в сфере ОТ, проходят сотрудники, освоившие программу первичного инструктажа. Офисные работники, которые были освобождены от его прохождения, могут не проходить и повторный инструктаж;
• целевой инструктаж организуется для офисных работников, которых работодатель планирует привлечь к выполнению новых обязанностей, требующих дополнительных навыков в области ОТ;
• внеплановый инструктаж проводится при наступлении особых обстоятельств. К ним относятся установка в организации нового оборудования, несчастный случай или угроза его возникновения, требование контролирующих органов или вступление в силу новых нормативных документов, устанавливающих требования к уровню безопасности офисных работников. Также внеплановый инструктаж может быть проведен по решению работодателя.

Проведение спецоценки

Согласно федеральному закону от 28 декабря 2013 года N 426-ФЗ выполнение спецоценки, в ходе которой идентифицируются характеристики условий труда на рабочих местах с дальнейшим присвоением этим позициям конкретного класса вредности, обязательно для всех мест работы, включая места офисных сотрудников. Чаще всего такие места относятся к следующим классам:

• класс 1, или оптимальный – отрицательное воздействие вредоносных факторов производства на работников не обнаружено, или оно укладывается в гигиенические нормативы, установленные законодательством;
• класс 2, или допустимый – уровень отрицательного воздействия вредоносных факторов на работников позволяет им самостоятельно восстановить нормальное самочувствие и работоспособность к началу следующей смены, не прибегая к дополнительным средствам, например, лекарственным препаратам, восстановительной терапии и проч.

Если в ходе СОУТ условия на рабочем месте были признаны оптимальными или допустимыми, работодатель оформляет особую декларацию, действие которой автоматически продлевается каждые 5 лет. Это дает ему возможность избежать повторной организации спецоценки по истечении пятилетнего срока с даты предыдущей процедуры. Однако если на рабочем месте произойдет несчастный случай, у работника обнаружат профессиональное заболевание, либо компетентные органы выявят нарушения правил ОТ, действие декларации будет прекращено, и работодателю придется провести внеплановую спецоценку.

Дополнительные требования ОТ

Для отдельных групп работников, которые в ходе выполнения своих обязанностей подвергаются отрицательному действию редоносных факторов производства, действующим законодательством вводится правило о регулярном прохождении медицинских осмотров. Несколько лет назад это условие распространялось и на офисных работников: согласно приказу Минздрава от 12 апреля 2011 года N 302н проходить такие осмотры были обязаны все сотрудники, которые более 50% рабочего времени проводят за компьютером. Однако в связи с вступлением в силу совместного приказа Минтруда и Минздрава от 3 апреля 2020 г. NN 187н, 268н это требование было отменено.